Od 1 marca 2026 r. w procedurze cywilnej obowiązują istotne zmiany dotyczące wnoszenia pism procesowych np. odpowiedź na apelację przez Portal Informacyjny Sądów Powszechnych. Nowelizacja ma szczególne znaczenie dla profesjonalnych pełnomocników, ale pośrednio wpływa również na sytuację stron postępowania cywilnego.
W praktyce sądowej coraz częściej pojawia się pytanie, czy pismo procesowe wniesione przez Portal Informacyjny — zwłaszcza w postępowaniu odwoławczym — jest skuteczne i czy pełnomocnik musi dodatkowo doręczać jego odpis tradycyjnie drugiej stronie.
Odpowiedź na to pytanie wymaga sięgnięcia do nowych przepisów Kodeksu postępowania cywilnego, wprowadzonych ustawą z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego, ustawy – Kodeks cywilny oraz niektórych innych ustaw z późniejszymi zmianami, która weszła w życie 1 marca 2026 r.
Portal Informacyjny jako nowy kanał wnoszenia pism
Nowelizacja wprowadziła do Kodeksu postępowania cywilnego m.in. art. 125¹ k.p.c. Przepis ten określa katalog pism, które profesjonalni pełnomocnicy mogą — a docelowo będą zobowiązani — wnosić za pośrednictwem Portalu Informacyjnego.
Co szczególnie istotne, katalog ten obejmuje nie tylko same środki zaskarżenia, takie jak apelacja czy zażalenie, ale również pisma procesowe składane w toku postępowań wywołanych wniesieniem apelacji, zażalenia lub skargi na orzeczenie referendarza sądowego. Oznacza to, że w postępowaniu apelacyjnym Portal Informacyjny może być wykorzystywany także do wniesienia odpowiedzi na apelację.
Odpowiedź na apelację – dlaczego ma znaczenie?
Odpowiedź na apelację nie jest wyłącznie formalnością. To pismo, w którym strona, która uzyskała korzystne rozstrzygnięcie w pierwszej instancji, może odnieść się do zarzutów apelacyjnych i przedstawić argumenty przemawiające za utrzymaniem wyroku w mocy.
W praktyce ma to duże znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy sąd drugiej instancji rozpoznaje sprawę na posiedzeniu niejawnym. W takiej sytuacji pisemne stanowisko strony może być jedyną realną formą obrony korzystnego rozstrzygnięcia przed sądem odwoławczym.
Podpis elektroniczny ma znaczenie
Pismo procesowe wniesione przez Portal Informacyjny musi zostać prawidłowo podpisane. Zgodnie z art. 126 § 5 k.p.c. pismo wniesione za pośrednictwem systemu teleinformatycznego albo Portalu Informacyjnego opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.
Nie wystarczy więc samo załączenie skanu pisma podpisanego odręcznie. W nowym modelu istotne jest, aby dokument został podpisany w sposób przewidziany przez przepisy dla pism elektronicznych.
Doręczenie drugiej stronie przez Portal Informacyjny
Jedną z najważniejszych zmian jest dodanie art. 132 § 1⁴ k.p.c. Z przepisu tego wynika, że wniesienie pisma do sądu przez Portal Informacyjny oraz uzyskanie dokumentu potwierdzającego przekazanie tego pisma drugiej stronie jest równoznaczne z wykonaniem obowiązku bezpośredniego doręczenia pisma między profesjonalnymi pełnomocnikami.
Innymi słowy: jeżeli pismo zostało prawidłowo wniesione przez Portal, a system umożliwił uzyskanie potwierdzenia przekazania go pełnomocnikowi drugiej strony, to co do zasady nie powinno być potrzeby dodatkowego, tradycyjnego doręczania odpisu pisma.
To istotna zmiana praktyczna. Portal Informacyjny przestaje być wyłącznie narzędziem do odbierania korespondencji z sądu, a staje się elementem elektronicznego obiegu pism procesowych.
Koniec automatycznego zwrotu?
Przed nowelizacją art. 132 § 1 k.p.c. przewidywał bardzo rygorystyczną sankcję. Pismo procesowe profesjonalnego pełnomocnika np. odpowiedź na apelację, które nie zawierało oświadczenia o doręczeniu odpisu drugiej stronie albo o jego nadaniu, podlegało zwrotowi bez wezwania do usunięcia tego braku.
Po nowelizacji model ten uległ zmianie. Obecnie w razie wątpliwości co do dochowania obowiązku doręczenia sąd może zażądać dowodu nadania albo dowodu doręczenia. Dopiero nieprzedstawienie takiego dowodu w wyznaczonym terminie może skutkować zwrotem pisma.
Podobną konstrukcję przewidziano w art. 132 § 1⁶ k.p.c. w odniesieniu do przekazania pisma drugiej stronie przez Portal Informacyjny. Jeżeli sąd ma wątpliwości, czy pismo zostało przekazane drugiej stronie za pośrednictwem Portalu, może zażądać dowodu przekazania. Dopiero brak przedstawienia takiego dowodu w terminie prowadzi do zwrotu pisma.
Przepisy przejściowe – dlaczego są tak ważne?
Nowelizacja ma zastosowanie również do spraw wszczętych i niezakończonych przed jej wejściem w życie. Wynika to z art. 14 ust. 1 ustawy nowelizującej. Oznacza to, że od 1 marca 2026 r. nowe przepisy mogą mieć znaczenie także w postępowaniach, które rozpoczęły się wcześniej.
Jednocześnie ustawodawca przewidział roczny okres przejściowy. W tym czasie profesjonalni pełnomocnicy mogą wnosić określone pisma przez Portal Informacyjny, jeżeli nie jest możliwe ich wniesienie przez system teleinformatyczny. Katalog ten obejmuje m.in. pisma procesowe w toku postępowań wywołanych wniesieniem apelacji. Mówi o tym art. 14 ust. 2 ustawy nowelizującej.
W praktyce oznacza to, że w okresie przejściowym korzystanie z Portalu w tych przypadkach ma charakter dopuszczalny i może wywoływać skutki procesowe przewidziane w ustawie.
Co to oznacza dla stron postępowania?
Dla stron najważniejsze jest to, że sposób komunikacji pełnomocnika z sądem może mieć realny wpływ na przebieg sprawy. W postępowaniu apelacyjnym szczególnego znaczenia nabiera terminowe i prawidłowe wniesienie odpowiedzi na apelację.
Jeżeli odpowiedź na apelację została skutecznie wniesiona przez Portal Informacyjny, podpisana właściwym podpisem elektronicznym i przekazana pełnomocnikowi drugiej strony w sposób pozwalający uzyskać potwierdzenie, to powinno to być traktowane jako wykonanie obowiązków przewidzianych w nowych przepisach.
Nie chodzi przy tym o techniczny formalizm. Chodzi o to, aby sąd drugiej instancji mógł rozpoznać apelację przy uwzględnieniu pełnego stanowiska obu stron — zarówno strony skarżącej wyrok, jak i strony, która broni korzystnego dla siebie rozstrzygnięcia.
Praktyczny wniosek
Nowelizacja Kodeksu postępowania cywilnego wprowadza nowy etap cyfryzacji postępowań sądowych. Portal Informacyjny staje się nie tylko miejscem odbioru korespondencji z sądu, lecz także narzędziem służącym do wnoszenia pism i przekazywania ich pełnomocnikom drugiej strony.
W praktyce wymaga to od pełnomocników dużej staranności: prawidłowego podpisania pisma, zachowania potwierdzeń z Portalu, weryfikacji przekazania dokumentu drugiej stronie oraz zabezpieczenia dowodów wykonania obowiązków procesowych.
Nowe przepisy nie eliminują formalizmu postępowania cywilnego, ale zmieniają jego charakter. Tam, gdzie system pozwala ustalić, czy pismo zostało wniesione i przekazane, pierwszeństwo powinna mieć rzeczywista możliwość weryfikacji tych czynności, a nie automatyczny zwrot pisma z przyczyn wyłącznie formalnych.
Kancelaria monitoruje praktykę stosowania nowych przepisów i wykorzystuje dostępne rozwiązania procesowe w celu skutecznej ochrony praw klientów w postępowaniach sądowych.
Vigilantibus iura scripta sunt. Dlatego jesteśmy na bieżąco.
FAQ – zmiany w kpc od 1 marca 2026
Czy odpowiedź na apelację można wnieść przez Portal Informacyjny?
Tak. Od 1 marca 2026 r. profesjonalny pełnomocnik może wnieść odpowiedź na apelację za pośrednictwem Portalu Informacyjnego. W okresie przejściowym podstawę stanowi art. 14 ust. 2 ustawy z dnia 5 sierpnia 2025 r. nowelizującej Kodeks postępowania cywilnego.
Czy wnoszenie odpowiedzi na apelację przez Portal jest obowiązkowe?
Do 28 lutego 2027 r. jest to rozwiązanie fakultatywne. Profesjonalny pełnomocnik może wybrać Portal Informacyjny albo tradycyjną formę wniesienia pisma. Od 1 marca 2027 r. art. 125¹ § 2 k.p.c. wprowadzi obowiązek korzystania z Portalu w odniesieniu do wskazanych w nim pism, jeżeli nie będzie możliwe wniesienie ich przez właściwy system teleinformatyczny.
Kto może wnieść odpowiedź na apelację przez Portal Informacyjny?
W okresie przejściowym z tej możliwości mogą korzystać adwokaci, radcowie prawni, rzecznicy patentowi, Prokuratoria Generalna Rzeczypospolitej Polskiej oraz prokuratorzy. Przepisy te nie przyznają analogicznego uprawnienia stronie działającej samodzielnie, bez profesjonalnego pełnomocnika.
Jak należy podpisać odpowiedź na apelację składaną przez Portal?
Pismo powinno zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Sam skan pisma zawierającego odręczny podpis może nie spełniać wymagań przewidzianych dla pisma wnoszonego przez Portal Informacyjny.
Czy trzeba dodatkowo wysłać odpowiedź na apelację pełnomocnikowi drugiej strony?
Nie, jeżeli pismo zostało wniesione do sądu przez Portal Informacyjny, a wnoszący uzyskał dokument potwierdzający przekazanie go pełnomocnikowi drugiej strony. Zgodnie z art. 132 § 1⁴ k.p.c. jest to równoznaczne z wykonaniem obowiązku bezpośredniego doręczenia pisma pomiędzy profesjonalnymi pełnomocnikami.
Jakie dokumenty należy zachować po złożeniu pisma przez Portal?
Należy zachować przede wszystkim potwierdzenie wniesienia pisma do sądu, metrykę dokumentu, potwierdzenie jego podpisania oraz dokument potwierdzający przekazanie pisma pełnomocnikowi drugiej strony. Warto również zabezpieczyć informację lub zrzut ekranu potwierdzający odbiór dokumentu.
Czy sąd może natychmiast zwrócić pismo, jeżeli ma wątpliwości dotyczące doręczenia?
Jeżeli wątpliwości dotyczą przekazania pisma drugiej stronie przez Portal Informacyjny, sąd może zażądać przedstawienia dowodu przekazania. Dopiero nieprzedstawienie takiego dowodu w wyznaczonym terminie może prowadzić do zwrotu pisma. Aktualne przepisy nie przewidują w takim przypadku automatycznego zwrotu bez umożliwienia pełnomocnikowi wykazania prawidłowego przekazania dokumentu.
Czy papierowe doręczenie apelacji wyklucza elektroniczne wniesienie odpowiedzi?
Nie. W okresie przejściowym dopuszczalne jest współistnienie tradycyjnego i elektronicznego sposobu komunikacji w tej samej sprawie. Apelacja może zostać doręczona stronie pocztą, natomiast odpowiedź na apelację może zostać wniesiona przez profesjonalnego pełnomocnika za pośrednictwem Portalu Informacyjnego.
Co zrobić, jeżeli załącznika nie można przesłać przez Portal Informacyjny?
Jeżeli właściwości załącznika uniemożliwiają jego skuteczne przesłanie przez Portal, należy złożyć go do sądu z pominięciem Portalu, uprawdopodobnić przyczynę takiego działania i zrobić to w terminie trzech dni od wniesienia pisma procesowego. Niedochowanie tych obowiązków może skutkować pominięciem załącznika.
Czy sąd może rozpoznać apelację bez przeprowadzenia rozprawy?
Tak. Sąd drugiej instancji może rozpoznać sprawę na posiedzeniu niejawnym, jeżeli przeprowadzenie rozprawy nie jest konieczne. Rozpoznanie sprawy na posiedzeniu niejawnym jest jednak co do zasady niedopuszczalne, jeżeli strona zawarła w apelacji albo odpowiedzi na apelację wniosek o przeprowadzenie rozprawy.